El control de inventario es necesario tanto para los negocios físicos como para los negocios digitales, ya sean estos tiendas online independientes o tiendas incluidas en Marketplaces. Aunque en principio podría parecer que la gestión del inventario es idéntica, hay algunos puntos que la hacen diferentes, por ejemplo:
Los canales de venta en los negocios físicos venden en la tienda, mientras que los digitales lo hacen online. La visibilidad del inventario también es diferente, en los físicos, la visibilidad se limita a los empleados, mientras que en los digitales es visible en tiempo real para los clientes.
En la gestión, los físicos suelen gestionarlo de forma manual o con un sistema básico, mientras que los digitales usan software de gestión de inventario (WMS) que automatiza tareas.
También la logística es diferente. En los físicos se encarga de la distribución a la tienda, mientras que en los digitales el envío se hace directamente al cliente desde el almacén.
En cuanto a costos, los físicos tienen costos de alquiler de espacio físico, personal y mantenimiento, mientras que los digitales tienen costos menores al no necesitar espacio físico.
Y con respecto a la escalabilidad, los físicos tienen una escalabilidad limitada por el espacio, mientras que los digitales pueden escalar más fácilmente al no tener limitaciones físicas.
Sea digital o físico, existe software de inventario que se puede emplear en cualquier tipo de negocio.
¿Qué es el control de inventario?
En términos simples, es llevar un registro de tus productos: cuántos tienes, cuántos vendes, cuándo necesitas reabastecerte, etc. Es como tener un guía en tu almacén, guiándote en el camino del éxito.
Un buen control de inventario te ayuda a:
- Evitar quedarte sin stock: Imagina la decepción del cliente en la escena inicial. Un inventario bien gestionado te permite tener los productos que tus clientes quieren, cuando los quieren. Te ayuda a evitar la pérdida de ventas, la insatisfacción del cliente y el daño a tu reputación.
- No tener exceso de inventario: ¿Recuerdas esa escena de «Indiana Jones» en el almacén? Un exceso de inventario te llena de «tesoros» que no se venden, acumulando polvo y consumiendo espacio y dinero. Te obliga a pagar costos adicionales de almacenamiento, seguros y depreciación.
- Tomar mejores decisiones: Con datos precisos sobre tu inventario, puedes tomar decisiones estratégicas sobre qué productos vender, en qué cantidades y a qué precios. Puedes identificar los productos que son más rentables, los que tienen mayor rotación y los que están obsoletos.
- Tener un flujo de caja saludable: Un buen control de inventario te permite saber cuánto dinero tienes invertido en productos y cuándo necesitas reabastecerte, evitando sorpresas desagradables. Te ayuda a optimizar tu capital de trabajo y mejorar tu rentabilidad.
- Mejorar la eficiencia de tu negocio: Un inventario bien gestionado te permite optimizar tus procesos de producción, almacenamiento y distribución. Puedes reducir el tiempo de entrega de pedidos, mejorar la gestión de tu almacén y aumentar la productividad de tu equipo.
Riesgos de no llevar un buen control de inventario en una empresa:
De todos los riesgos, el más habitual es el exceso de inventario. Esto se debe a que muchas empresas prefieren tener un stock de seguridad para evitar quedarse sin productos y perder ventas. Sin embargo, esto puede generar costos adicionales de almacenamiento, seguros, y obsolescencia del producto.
1. Pérdida de ventas: No tener un control preciso del inventario puede llevar a que la empresa no tenga suficientes productos para satisfacer la demanda de los clientes. Esto puede resultar en la pérdida de ventas, clientes insatisfechos y una mala reputación.
2. Exceso de inventario: Al no tener un buen control de inventario, la empresa puede tener más productos de los que necesita. Esto puede generar costos adicionales de almacenamiento, seguros, y obsolescencia del producto.
3. Robo y hurto: Un inventario mal gestionado es más susceptible al robo y hurto, tanto por parte de empleados como de externos.
4. Pérdida de dinero: Las empresas que no llevan un buen control de inventario pueden perder dinero debido a errores en la contabilidad, vencimiento de productos, y otros problemas.
5. Dificultad para tomar decisiones: Sin información precisa sobre el inventario, la empresa tendrá dificultades para tomar decisiones estratégicas sobre compras, producción, precios y marketing.
6. Mala gestión del flujo de caja: Un inventario mal gestionado puede afectar negativamente el flujo de caja de la empresa, ya que se inmoviliza capital en productos que no se están vendiendo.
7. Pérdida de competitividad: Las empresas que no llevan un buen control de inventario son menos competitivas que las que sí lo hacen, ya que no pueden ofrecer el mismo nivel de servicio al cliente, ni responder de manera eficiente a los cambios en la demanda.
8. Daños a la reputación: Si la empresa no puede cumplir con sus pedidos debido a un mal control de inventario, su reputación se verá afectada negativamente, lo que puede dificultar la atracción de nuevos clientes.
9. Problemas legales: En algunos casos, la falta de un control adecuado del inventario puede llevar a problemas legales, como multas por parte de las autoridades fiscales.
10. Estrés y ansiedad: Un inventario mal gestionado puede generar estrés y ansiedad para los empleados, ya que se sienten presionados para cumplir con los pedidos sin tener la información necesaria.
No llevar un buen control de inventario puede tener graves consecuencias para una empresa, tanto en términos financieros como de reputación.
Para evitar estos riesgos, es importante implementar un sistema de gestión de inventario adecuado que permita a la empresa tener un control preciso de sus productos.
De todos los riesgos mencionados, el más habitual es el exceso de inventario. Esto se debe a que muchas empresas prefieren tener un stock de seguridad para evitar quedarse sin productos y perder ventas. Sin embargo, esto puede generar costos adicionales de almacenamiento, seguros, y obsolescencia del producto.
Otros riesgos comunes son:
- Pérdida de ventas: Esto puede ocurrir si la empresa no tiene suficientes productos para satisfacer la demanda de los clientes.
- Robo y hurto: Un inventario mal gestionado es más susceptible al robo y hurto, tanto por parte de empleados como de externos.
- Dificultad para tomar decisiones: Sin información precisa sobre el inventario, la empresa tendrá dificultades para tomar decisiones estratégicas sobre compras, producción, precios y marketing.
La mejor manera de evitar estos riesgos es implementar un sistema de gestión de inventario adecuado que permita a la empresa tener un control preciso de sus productos.
Ejemplos de problemas por una mala gestión de inventario: Toys «R» Us
Toys «R» Us fue una de las cadenas de jugueterías más grandes del mundo. En 2019, la empresa se declaró en bancarrota debido a una serie de factores, incluyendo una mala gestión de inventario.
Los principales problemas de inventario que enfrentó Toys «R» Us fueron:
- Exceso de inventario: La empresa tenía un exceso de inventario de juguetes que no se vendían, lo que le generó costos adicionales de almacenamiento y le impidió tener suficiente capital para invertir en nuevas estrategias de negocio.
- Falta de inventario de productos populares: La empresa no tenía suficiente inventario de los productos más populares, lo que le generó pérdida de ventas y clientes insatisfechos.
- Incapacidad para predecir la demanda: La empresa no pudo predecir la demanda de sus productos, lo que le generó problemas para tener el inventario adecuado en el momento adecuado.
La mala gestión de inventario de Toys «R» Us contribuyó a su bancarrota de las siguientes maneras:
- Aumentó los costos: La empresa tuvo que pagar costos adicionales de almacenamiento y seguros por el exceso de inventario.
- Redujo las ventas: La empresa perdió ventas por no tener suficiente inventario de los productos más populares.
- Dañó la reputación: La empresa perdió la confianza de los clientes por no poder satisfacer la demanda de sus productos.
La bancarrota de Toys «R» Us es un ejemplo de cómo una mala gestión de inventario puede tener consecuencias devastadoras para una empresa.
Otras ejemplos de empresas que han tenido problemas por una mala gestión de inventario son:
- Nike: En 2020, la empresa tuvo que destruir millones de dólares en inventario debido a la pandemia de COVID-19.
- Zara: En 2021, la empresa tuvo que cancelar pedidos a proveedores debido a una mala gestión de inventario.
Estos son solo algunos ejemplos de los problemas que pueden surgir por una mala gestión de inventario.
Cómo controlar un inventario de forma efectiva:
1. Clasificar los productos: Es importante clasificar los productos en diferentes categorías según su rotación, valor, criticidad, etc. Esto ayudará a determinar la frecuencia con la que se debe revisar el inventario de cada categoría.
2. Implementar un sistema de etiquetado: Cada producto debe tener un código de identificación único que permita rastrearlo fácilmente en el inventario.
3. Elegir la frecuencia de revisión de inventario: La frecuencia de revisión del inventario dependerá del tipo de producto, la velocidad de rotación y el nivel de riesgo que la empresa esté dispuesta a asumir.
4. Definir puntos de reorden y niveles máximos de inventario: Es importante establecer puntos de reorden para cada producto, que indiquen cuándo se debe hacer un nuevo pedido para evitar quedarse sin stock. También es importante definir niveles máximos de inventario para evitar tener un exceso de productos.
5. Hacer seguimiento a las ventas: Es importante realizar un seguimiento de las ventas para identificar los productos que tienen mayor demanda y ajustar el inventario en consecuencia.
6. Utilizar un software de gestión de inventario: Un software de gestión de inventario puede ayudar a automatizar muchas de las tareas relacionadas con el control de inventario, como el seguimiento de las entradas y salidas de productos, la generación de informes y la gestión de pedidos.
7. Realizar inventarios físicos periódicos: Es importante realizar inventarios físicos periódicos para verificar la precisión del inventario y detectar posibles errores o discrepancias.
8. Capacitar al personal: Es importante capacitar al personal que se encarga del inventario para que comprendan la importancia de un buen control de inventario y las mejores prácticas para realizarlo.
9. Implementar medidas de seguridad: Es importante implementar medidas de seguridad para proteger el inventario contra el robo y hurto.
10. Monitorizar y analizar los datos: Es importante monitorizar y analizar los datos del inventario para identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas sobre la gestión del inventario.
Al seguir estas recomendaciones, las empresas pueden controlar su inventario de forma efectiva y minimizar los riesgos asociados a un mal control de inventario.
La inversión en un buen software de inventario y la capacitación del personal son claves para lograr un control efectivo del inventario.